1.3จัดรูปแบบข้อความ

จัดรูปแบบข้อความ

 งานนำเสนอที่สมบูรณ์จะประกอบไปด้วย ข้อความ รูปภาพ และสิ่งประกอบอื่นๆ เพื่อทำให้งานนำเสนอนั้นมีเนื้อหาครบถ้วน สำหรับการใส่ข้อความในสไลด์ก็จะคล้ายๆกับการใส่ข้อความในโปรแกรมอื่นๆ แต่ PowerPoint จะมีการเรียกชื่อพื้นที่ และการเลือกข้อความที่ต่างออกไปบ้าง ซึ่งเราจะมาดูวิธีการกรอกข้อความและการจัดรูปแบบในบทนี้

การทำงานกับกรอบข้อความ
รู้จักกับตัวยึดข้อความ
          ตัวยึดข้อความ (Text Placeholder) หรือกรอบข้อความในสไลด์ จะใช้สำหรับกรอกเนื้อหา ซึ่งในสไลด์แต่ละแบบที่เพิ่มเข้ามาอาจจะมีกรอบข้อความที่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับแบบเลย์เอาท์ที่เลือก แต่คุณสามารถเพิ่มกรอบข้อความเข้ามาใหม่ได้ตามต้องการ โดยใช้เครื่องมือ Textbox

กรอกข้อความ
การกรอกข้อความลงไปในกรอบข้อความทำได้ดังนี้

การจัดรูปแบบข้อความ
          การจัดรูปแบบข้อความใน PowerPoint สามารถทำได้หลายวิธี โปรแกรมมีเครื่องมือจัดรูปแบบให้เลือกใช้หลายแบบ ทำให้คุณจัดรูปแบบได้ง่าย และรวดเร็วมากขึ้น ดังนี้

การจัดตำแหน่งข้อความแนวนอน
          เครื่องมือในกลุ่ม Paragraph (ย่อหน้า) บนแท็บ Home (หน้าแรก) มีคำสั่งให้เลือกจัดรูปแบบข้อความและย่อหน้าดังนี้

การเปลี่ยนสีตัวอักษร 

เปลี่ยนฟอนต์และขนาดของตัวอักษร

จัดหัวข้อย่อยและเลขลำดับ
          ข้อความที่เป็นลักษณะแบบรายการหรือเป็นหัวข้อย่อยหลายๆหัวข้อ อาจจัดให้น่าสนใจ และเน้นรายการให้ดูแตกต่างกันด้วยตัวเลขแบบลำดับ หรือใส่สัญลักษณ์แบบบุลเล็ต (Bullets) ก็จะทำให้ข้อความนั้น อ่านง่ายสบายตา และแยกรายการให้เด่นชัดขึ้นได้ ดังนี้

จัดรูปแบบย่อหน้าด้วยบุลเล็ต (Bullets)

การสร้างเท็กซ์บ็อกซ์ (Text Box)
          เท็กซ์บ็อกซ์ (Text Box) คือกล่องข้อความอิสระ ที่คุณสามารถสร้างเพิ่มลงไปในสไลด์หรือในรูปร่างต่างๆได้ นอกเหนือจากกรอบตัวยึดข้อความที่มาพร้อมกับเค้าโครงสไลด์ที่เลือกมา

1.2จัดรูปแบบสไลด์

จัดรูปแบบสไลด์

การสร้างงานนำเสนอให้ดูเป็นมืออาชีพ สวยงามและน่าสนใจนั้น เราอาจมีการออกแบบหรือตกแต่งองค์ประกอบของสไลด์ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นสีพื้นหลังสไลด์ ชุดรูปแบบข้อความ ซึ่งรูปแบบการจัดวางให้เหมาะสมอาจจะทำก่อนที่จะลงมือใส่เนื้อหา หรือหลังจากที่ใส่เนื้อหาลงไปแล้วก็ได้เช่นกัน โปรแกรม PowerPoint จะมีเครื่องมือที่ใช้สำหรับจัดรูปแบบได้อย่างสวยงามและรวดเร็ว
จัดรูปแบบสไลด์ด้วย Theme
          Themes (ธีม) คือรูปแบบของสไลด์ที่ออกแบบไว้เรียบร้อยแล้ว ทั้งกราฟิก สีพื้น ข้อความ โดยจะไปในทิศทางเดียวกันหรือกลมกลืนกันทั้งสไลด์ การจัดรูปแบบโดยใช้ Theme จะช่วยให้การสร้างงานนำเสนอทำได้ง่ายขึ้น หรือเราจะได้ไม่เสียเวลาในการจัดรูปแบบสไลด์ทีละหน้า เพราะการเลือกรูปแบบของธีมจะเลือกใช้กับสไลด์ทุกๆหน้าที่มีอยู่ในงานนำเสนอ หรือบางหน้าก็ได้

การเลือกชุด Theme (ชุดรูปแบบ)
          PowerPoint จะมีชุดของ Theme เก็บไว้เป็นแกลลอรีให้เรียกใช้เพิ่มเติมได้ โดยเรียกใช้ได้ดังนี้

สำหรับคำสั่งอื่นๆ ในแกลลอรีของ Theme มีดังนี้

More Themes on Microsoft Office Online (ชุดรูปแบบเพิ่มเติมบน Microsoft Office Online) เป็นการเลือกรูปแบบของธีมเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ออนไลน์ของไมโครซอฟท์ออฟฟิศ
Browse for Themes (เรียกชุดรูปแบบ) เป็นการเลือกรูปแบบธีมที่มีเก็บอยู่แล้วภายในเครื่อง
Save Current Theme (บันทึกชุดรูปแบบปัจจุบัน) เป็นการบันทึกไฟล์ธีมที่กำลังใช้อยู่ขณะนั้นและอาจมีการตกแต่งรายละเอียดเพิ่มเติม โดยเก็บเอาไว้เพื่อนำมาใช้งานภายหลังได้

เปลี่ยนสีชุด Theme ด้วย Theme Color
          Theme Color (สีของชุดรูปแบบ) คือชุดโครงร่างสีขององค์ประกอบต่างๆ ก็จะเป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้กับชุด Theme ที่เราเรียกใช้ หากสีชุดที่โปรแกรมกำหนดมาให้ไม่เป็นไปอย่างที่คุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสีชุดของธีมใน PowerPoint โดยเลือกโครงร่างสีใหม่ได้ดังนี้

ปลี่ยนรูปแบบฟอนต์ Theme ด้วย Theme Font
          Theme Font (แบบอักษรของชุดรูปแบบ) คือชุดรูปแบบข้อความที่ใช้แสดงผลในองค์ประกอบต่างๆ ภายในสไลด์ ทั้งข้อความหัวเรื่อง, ข้อความย่อย และข้อความทั่วไป ที่สร้างเป็นชุดๆ เอาไว้แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบฟอนต์ของชุด Theme ได้เช่นเดียวกัน โดยเลือกรูปแบบฟอนต์ที่มีอยู่ ดังนี้

เปลี่ยนรูปแบบเอฟเฟ็คต์ Theme ด้วย Theme Effects

          Theme Effect (ลักษณะพิเศษของชุดรูปแบบ) เป็นกลุ่มลักษณะของลวดลายเส้นและการใส่เอฟเฟ็คต์ต่างๆ ทั้งชุดให้กับไฟล์พรีเซนเทชัน โดยจะมีผลกับออบเจ็คต่างๆบนสไลด์ เช่น รูปวาด, เส้น, กราฟ, ตาราง และไดอะแกรม ให้มีสีสันที่สวยงาม มีมิติ เช่น ให้ไล่เฉดสี ทำให้นูนขึ้น ทำให้ยุบลง หรือเรืองแสงที่ขอบภาพ เป็นต้น 

เลือกสีพื้นหลังสไลด์ (Background Style)
สีพื้นหลังของสไล์โดยปกติก็จะแสดงตามชุดรูปแบบของ Theme ที่เลือกใช้ แต่คุณสามารถกำหนดลักษณะของสีพื้นหลังใหม่เองได้ ดังนี้

1.1สร้างและจัดการ Presentation

                                        สร้างและจัดการ Presentation 

เมื่อเปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมาครั้งแรกจะปรากฎแผ่นสไลด์เปล่าว่างๆ มาให้ 1 แผ่น เพื่อให้คุณเริ่มต้นทำงานได้ ซึ่งปกติสไลด์แผ่นแรกจะใช้แสดงหัวเรื่องงานนำเสนอ หรือชื่อผู้บรรยาย หรือชื่อบริษัท หลังจากนั้นคุณก็สามารถเพิ่มสไลด์แผ่นอื่นๆ เข้ามาได้ตามต้องการ หรือจะสร้างงานนำเสนอใหม่โดยเลือกรูปแบบการจัดวางข้อมูล หรือรูปแบบสไลด์ใหม่ได้

เพิ่มสไลด์แผ่นใหม่
          โดยปกติเมื่อเราสร้างงานพรีเซนเทชันใหม่ เริ่มแรกโปรแกรมจะมีสไลด์ให้จำนวน 1 แผ่น คือแผ่นที่เป็นหัวเรื่อง หรือ Title Slide แต่คุณสามารถเพิ่มจำนวนสไลด์เข้ามาได้ไม่จำกัดขั้นอยู่กับเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ และเลือกแบบเค้าโครงการจัดวางเนื้อหาภายในสไลด์ (Layout) ได้ตามความเหมาะสมของงานที่ต้องการนำเสนอ ทำได้ดังนี้

การเปลี่ยนเค้าโครงสไลด์

          เค้าโครง (Layout) คือลักษณะการจัดวางองค์ประกอบของออบเจ็คภายในแผ่นสไลด์ ว่าต้องการให้แสดงอะไรส่วนไหนบ้าง เช่น มีแต่ข้อความหัวเรื่องอย่างเดียว มีหัวเรื่องกับเนื้อหา หรือวางเนื้อหาออกเป็น 2 คอลัมน์ ซ้าย-ขวา เป็นต้น และในแต่ละแบบก็จะมีปุ่มให้แทรกออบเจ็คเข้ามาใส่ในสไลด์ตามแบบที่เลือกโดยปกติเมื่อเราใช้คำสั่ง New Slide ก็จะให้เลือกเค้าโครงด้วย แต่ถ้ากด Ctrl+M โปรแกรมจะเลือกแบบสไลด์ตามคำสั่งที่สร้างในครั้งสุดท้าย หากต้องการเปลี่ยนเค้าโครงสไลด์ สามารถทำได้ดังนี้

การใส่เนื้อหาตามเค้าโครงสไลด์

          เค้าโครงแบบต่างๆ ที่เราเลือกมาใช้งานดังหัวข้อที่ผ่านมาจะมีหลายแบบแต่ละแบบก็จะมีการใส่ข้อมูลที่แตกต่างกัน แต่หลักๆ การใส่ข้อมูลตามโครงสร้างของสไล์ทำได้ดังนี้

บันทึกพรีเซนเทชัน

          การสร้างและออกแบบฟรีเซนเทชันเอาไว้อย่างสวยงามอาจจะใช้เวลานาน ขณะที่ออกแบบอาจจะบันทึกเก็บลงไฟล์เอาไว้ก่อนเพื่อความปลอดภัย จะได้สร้างไปบันทึกไป หรือนำกลับมาใช้งานภายหลังได้อีก ซึ่งการบันทึกจะมีหลายวิธีเพื่อจัดเก็บข้อมูลลงในรูปแบบต่างๆ ดังนี้

1. คลิกปุ่ม Office แล้วคลิกคำสั่ง Save (บันทึก)

2. ในช่อง File name (ชื่อแฟ้ม) ตั้งชื่อไฟล์พรีเซนเทชัน
3. ในช่อง Save as type (บันทึกเป็นชนิด) เลือกประเภทของไฟล์พรีเซนเทชันที่จะบันทึก
4. คลิกปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อบันทึกไฟล์

หน่วยที่ 1 เรื่อง มารู้จักกับโปรแกรมนำเสนอผลงานกันเถอะ

PowerPoint

โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการจัดทำสไลด์เพื่อนำไปเสนอหรือฉายให้บุคคลทั่วไปได้ดู ในปัจจุบันโปรแกรม PowerPoint ได้เข้ามามีบทบาทกับการนำเสนอเป็นอย่างมากไม่ว่าจะใช้นำเสนองาน การประชุม สัมมนา ตลอดจนถึงแวดวงการศึกษาก็นำมาใช้อย่างแพร่หลาย เช่น อาจารย์ใช้เป็นสื่อช่วยสอน นักศึกษาใช้สำหรับนำเสนองานกับอาจารย์ เป็นต้น
         จุดเด่นของโปรแกรม PowerPoint ก็คือสามารถสร้างงานที่จะนำเสนอได้อย่างง่ายดาย สามารถใส่ภาพ เสียง ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวในลักษณะวิดีโอลงในสไลด์ จึงเป็นสื่อที่นำเสนอข้อมูลได้แบบมัลติมีเดีย ทำให้งานนำเสนอด้วย โปรแกรม Microsoft PowerPoint ของคุณน่าชม น่าฟัง และมีความน่าสนใจมากขึ้น
ส่วนประกอบของโปรแกรม PowerPoint
          พื้นที่การทำงานหลักของ PowerPoint จะมีองค์ประกอบต่างๆ เช่น พื้นที่การสร้างสไลด์ เครื่องมือสร้าง/แก้ไข และส่วนประกอบอื่นๆ ดังนี้

• ปุ่ม Microsoft Office Button : ใช้สำหรับเรียกเมนูการใช้งานพื้นฐานของโปรแกรม
• แถบ Quick Access Toolbar : แถบคำสั่งด่วน เก็บปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ เอาไว้
• แถบ Title bar : แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์งานนำเสนอที่ทำงานอยู่
• แท็บ Contextual tabs : แท็บคำสั่งพิเศษที่จะแสดงเมื่อมีการใช้คำสั่งบางอย่าง เช่น แทรกภาพ หรือตาราง เป็นต้น
• แถบ Ribbon : แสดงแท็บคำสั่งที่แบ่งเป็นกลุ่มๆ เช่น Home, Insert ฯลฯ
• แถบ Status bar : แถบแสดงสถานะการทำงานต่างๆ เช่น จำนวนสไลด์, ชื่อเทมเพลต, ภาษาของแป้นพิมพ์, ปุ่มเปลี่ยนมุมมองสไลด์ และเปอร์เซ็นต์การปรับย่อ-ขยายมุมมอง เป็นต้น